Stand van Zaken herziening van de SCL

Ron van der Aa en Kaat van der Haar

Inleiding

Via onze nieuwsbrief van oktober 2022 hebben wij u geïnformeerd over de ontwikkelingen omtrent de herziening van de SCL naar SCL 2.0. In de nu voorliggende nieuwsbrief informeren wij u over de ontwikkelingen sinds oktober 2022 en blikken wij vooruit op de komende maanden.

De Validatie van SCL 2.0

In de nieuwsbrief van oktober 2022 hebben wij u geïnformeerd over het validatieproces dat door ons was opgezet. Doel van de validatie was om na te gaan of de nieuwe versie van de SCL (SCL 2.0) duidelijk is en in de praktijk voor organisaties en auditoren goed werkt.

Om ervoor te zorgen dat de auditoren van de Certificerende instellingen (CI-en) de validaties op een goede manier konden uitvoeren heeft NEN workshops georganiseerd voor de betrokken auditoren. In deze workshop werd aandacht besteed aan: de inhoud van de thema’s, de nieuwe beoordelingssystematiek, de werkwijze van de uit te voeren validaties en de wijze van rapporteren.

De validaties zijn door een groot aantal CI’en in zowel Nederland als Duitsland uitgevoerd.

De auditoren van de deelnemende CI’en hebben hun feedback op de nieuwe methodiek via een online vragenlijst gegeven. Daarnaast is van een aantal certificaathouders die bij de validatie betrokken waren feedback ontvangen, zowel via een online vragenlijst als via email.

Positieve feedback – algemene indruk

Er is veel positieve feedback op SCL 2.0 gegeven.

Voorbeelden van opmerkingen die gemaakt worden : ‘beter leesbaar’, ‘het onderscheid tussen organisatie en gedrag is goed’, ‘zo voeren we het gesprek over het bereiken van het doel i.p.v. over hoe we zoveel mogelijk punten kunnen scoren’, ‘het ziet er duidelijker uit’ en ‘de niveaus zijn goed beschreven en passen bij de filosofie’.

3.b. Punten van zorg – algemene indruk

Er zijn ook zorgen kenbaar gemaakt, voornamelijk over de nieuwe manier van beoordelen.

Voorbeelden van opmerkingen die gemaakt worden: ‘de scheidslijn tussen de treden is soms erg dun’, ‘bang voor discussies met de klant over de uitkomsten van de beoordeling’ en ‘hoe zorg je ervoor dat iedere auditor op dezelfde manier beoordeelt nu de punten wegvallen?’

Ook is uit sommige opmerkingen gebleken dat er nog onduidelijkheden zijn. Bijvoorbeeld dat het gaat om het Overall beeld dat de auditor krijgt (en dus niet dat 100% goed moet zijn).

De openbare commentaarronde

In het najaar van 2022 heeft er ook een openbare commentaarronde plaatsgevonden, zowel in Nederland als Duitsland. Om hier bekendheid aan te geven is gebruik gemaakt van het netwerk dat we voor de SCL hebben, zoals de Commissie van Deskundigen (CvD), het overleg met de CI-em, het Kennisplatform en de Werkgroep Duitsland).

In algemene zin is geconcludeerd dat de opmerkingen uit de openbare commentaarronde een grote gelijkenis vertonen met de opmerkingen uit de validaties.

Door de expertgroep SCL 2.0, bestaande uit Arno de Graaff, Frank Thoonen, Gerd-Jan Frijters, Hans Aarns, Robert Taen en Taco Buissant des Amorie zijn alle reacties uit de validaties en de openbare commentaarronde besproken. Binnenkort zullen alle partijen die gereageerd hebben geïnformeerd worden over wat er met hun reactie is gedaan.

De uitkomsten van de validatie en de openbare commentaarronde zijn begin februari 2023 door de CvD SCL besproken. Aansluitend is de CvD akkoord gegaan met;

• de door de expertgroep SCL 2.0 voorgestelde aanpassingen op de beschrijvingen van de thema’s

en subthema’s;

• een zogenaamde ‘low profile’ lancering van SCL 2.0 in de herfst van 2023 (onder voorwaarde dat in de komende maanden op een aantal onderdelen, die van belang zijn voor een geslaagde lancering en implementatie, de kwaliteit, haalbaarheid en betaalbaarheid geborgd zijn);
• een streefdatum voor de inwerkingtreding van SCL 2.0 per 1 januari 2024, waarbij een overgangstermijn van 3 jaar gehanteerd zal worden.

Binnen deze overgangstermijn zullen de volgende regels gaan gelden;

1. Certificaten afgegeven voor de ingangsdatum SCL 2.0:

Hier geldt een overgangstermijn van 3 jaar vanaf de ingangsdatum SCL 2.0. In de overgangstermijn blijven de certificaten op de oude versie (SCL 1.0) geldig als de laatste auditdag van een audit tegen SCL 1.0 vóór de ingangsdatum SCL 2.0 (01-01-2024) ligt. Certificaathouders kunnen dan uiterlijk tot 3 jaar na ingangsdatum SCL 2.0 (tot 01-01-2027) tegen de oude versie van de norm (SCL 1.0) zijn gecertificeerd.

• Certificaten afgegeven na ingangsdatum SCL 2.0:

Vanaf 12 maanden na ingangsdatum SCL 2.0 (per 01-01-2025) mogen door CI’en geen initiële of hercertificatieaudits meer worden uitgevoerd tegen de oude versie (SCL 1.0). De in deze periode afgegeven certificaten op SCL 1.0 blijven ook 3 jaar geldig, dus tot uiterlijk 31 december 2027.

Vanaf 1 januari 2028 zijn alleen certificaten SCL 2.0 geldig.

• Overstappen binnen de overgangstermijn:
  Indien binnen de overgangstermijn een certificaathouder overstapt naar SCL 2.0 wordt er een initiële audit op SCL 2.0 uitgevoerd.

De auditoren en SCL 2.0

In de nieuwe manier van beoordelen wordt geen gebruik meer gemaakt van punten/scores. Het is de bedoeling dat de auditoren zich een ‘overall’ beeld vormen van het niveau van veiligheidsbewustzijn van de organisatie. De beschrijvingen in SCL 2.0 geven hiervoor houvast. Met het weghalen van ‘de punten’ wordt het berekenende element uit de beoordelingssystematiek geschrapt. Want dit past niet bij het karakter van de SCL.

Veel auditoren deden het al op ‘de nieuwe manier’. Zij gaan al uit van een overall beeld en baseren hun oordeel niet (alleen) op punten. Voor andere auditoren betekent dit een nieuwe manier van werken.

Komende maanden zorgen we er samen met de CI-en voor dat de auditoren bijgeschoold worden. In deze bijscholing krijgt de harmonisatie van de beoordeling veel aandacht. Hoe ga je als auditor om met dilemma’s? Hoe zorgen zij voor een goede rapportage waarmee de organisatie zicht krijgt op wat er goed gaat en nog beter kan? Daarnaast wordt in de bijscholing en training veel aandacht gegeven aan de soft skills en interview technieken.

NEN heeft hiervoor een opleidingsplan ontwikkeld waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen een bijscholing voor op dit moment bevoegd verklaarde auditoren SCL en een training voor nieuwe auditoren.

Op dit moment wordt dit opleidingsplan in samenwerking met een aantal leden vanuit de CvD verder vormgegeven. Doelstelling is dat in het 4^e kwartaal van 2023 de eerste bijscholingen en trainingen georganiseerd worden.

Ontwikkelingen voor de komende maanden

Óp het moment dat SCL 2.0 gepubliceerd wordt moeten onder andere de volgende onderdelen aangepast en/of ontwikkeld zijn; 

• De website www.safetycultureladder.com, waarbij gedurende de overgangsperiode ook de huidige informatie beschikbaar moet blijven;
• Een nieuwe SAQ (als opvolger van de SAQ Compact en de SAQ Extended);
• Aangepaste informatie op www.webtoolscl.nl;
• Een opleidingsplan met uitontwikkelde bijscholingen/opleidingen voor zowel nieuwe als ervaren auditoren en bijwoners;
• Informatie voor eindgebruikers (wat betekent SCL 2.0 voor hen);
  • Een overzicht van beschikbare producten waarop men zich kan laten certificeren;
  • Een aangepast register van alle certificaathouders.

Daarnaast wordt er op dit moment gewerkt aan een toelichtend document voor SCL 2.0.

Het doel van dit document is het geven van een toelichting op SCL en de norm én het geven van een uitleg over het gebruik van de ladder. In deze toelichting komt meer informatie over waarom een nieuwe versie van de Safety Culture Ladder nodig is, hoe deze is opgebouwd en wat de mogelijke interpretatie ervan is. Verder geeft dit document antwoord op de vraag in hoeverre het nodig is dat organisaties zich blijven verbeteren met de SCL als hulpmiddel.

Tevens worden er bij diverse onderwerpen praktijkvoorbeelden opgenomen.

In een volgende versie van de Nieuwsbrief SCL zullen wij u op de hoogte houden over de ontwikkelingen op de diverse onderwerpen.