Waarnemingen ter plaatsen

Door Dieter van Delft, waarnemer voor NEN

Er wordt een bijwoning uitgevoerd bij iedere nieuw bevoegd verklaarde auditor tijdens de eerste audit en na het afgeven van de aanvullende bevoegd verklaring op trede 4/5. Na de eerste bijwoning van een nieuw bevoegd verklaarde auditor, vindt minimaal een keer per 4 jaar een opvolgingsbijwoning plaats, tenzij er tijdens een bijwoning afwijkingen zijn geconstateerd. Indien dit het geval is, vindt een extra bijwoning plaats. Het auditteam zorgt ervoor dat de aanwezigheid en doelstelling van bijwoning, alsmede de rol van de bijwoner, voorafgaande duidelijk aan het bedrijf dat wordt beoordeeld wordt uiteengezet.
Tijdens de bijwoning vervult NEN de rol van observator. Dit betekent dat NEN zich niet mengt in het auditproces. Dit weerhoudt NEN er evenwel niet van om op gezette tijdstippen, buiten het bijzijn van de klant (bedrijf), feedback te geven aan het auditteam. Hiervoor wordt in de auditplanning de nodige tijd ingelast. NEN weerhoudt zich van leveren van opinies over de scores aan de klant ten tijde van de audit.
Alle informatie welke tijdens de bijwoning wordt gegeven, wordt door NEN als vertrouwelijk behandeld.

NEN als neutrale waarnemer tijdens de observatie ter plaatse van een auditproces

De Safety Culture Ladder is een methode waarbij getrainde auditoren op basis van gestructureerde interviews en observaties waarneemt hoe een organisatie omgaat met veiligheid. Hoe is de veiligheidscultuur in de eigen organisatie, maar ook hoe wordt de veiligheidscultuur gestimuleerd en uitgedragen bij partner bedrijven.

Omdat de auditoren een cruciale rol hebben in het beoordelen van de informatie uit de interviews en observaties is in de Safety Culture Ladder veel aandacht voor opleiding, het uitwisselen van ervaringen, kwaliteit en de objectiviteit van de auditoren. Alvorens te mogen auditen voor de Safety Culture Ladder worden de auditoren opgeleid en bevoegd verklaard.

Om de kwaliteit van de methode en de auditoren verder te borgen maakt NEN gebruik van bijwoningen. Dit houdt in dat een bijwoner van NEN (minimaal) 1 dag aanwezig is tijdens de uitvoering van de audit. De bijwoner observeert het auditproces, de teamdiscussies, de gesprekken met vertegenwoordigers van de klant, de observaties die gedaan worden, de besluitvorming en conclusies, kortom: alle audit gerelateerde activiteiten bij de cliënt. Dit vindt plaats zowel op kantoor als op locatie. De bijwoner krijgt zo een beeld van hoe de auditoren functioneren in de praktijk. Na afloop van de auditdag en soms tussentijds vindt de evaluatie plaats, waarin de bijwoner de bevindingen terugkoppelt naar het auditteam.

Bijwoningen beoordelen niet alléén of het auditteam de normen en daaraan verbonden voorwaarden op een juiste wijze toepast en interpreteert bij het uitvoeren van de audit (doen ze wat ze moeten doen), maar dragen ook bij aan het verhogen van de kwaliteit van het auditproces en de auditvaardigheden van auditoren door coaching van de auditoren tijdens de terugkoppeling uit de bijwoningen (waar kan het beter) en zorgen daarnaast voor verdergaande harmonisatie door interpretatieverschillen van de norm duidelijk te maken en verbeterpunten te identificeren (doen we allemaal hetzelfde).

NEN maakt voor iedere bijwoning een bijwoningsrapport. De certificerende instelling kan hiermee aan de slag bij het trainen en instrueren van (nieuwe) auditoren. Voor NEN als normbeheerder laten de bevindingen uit de bijwoningen zien in welke mate de doelstelling van de norm via de ladder Certificerende Instellingen wordt bewerkstelligd. De hiaten in de methodiek of toepassing van de Safety Culture ladder norm worden inzichtelijk gemaakt. Met de aandachtspunten uit de bijwoningen kan NEN aan de slag om gewenste verbeteringen door te voeren. Bijwoningen zijn dus een belangrijk instrument bij het borgen en verbeteren van de Safety Culture Ladder.

Noot: De Safety Culture Ladder is een vrijwillige afspraak tussen diverse marktpartijen. NEN ondersteunt deze partijen en brengt ervaring en expertise bij elkaar. NEN werkt dan ook nauw samen met deze partijen om de kwaliteit van de Safety Culture ladder te borgen.