Bei einem Audit geht es um Objektivität, Genauigkeit und Verbesserung. Aber wer stellt sicher, dass das Auditteam optimal funktioniert? Das ist der Beobachter. Geert Daamen ist ein solcher Beobachter und gibt uns einen Einblick in seine Welt.
"Wenn man eine Prüfung durchführt, schneidet das Messer in beide Richtungen", sagt Geert. "Man versucht, das Auditteam zu coachen, und gleichzeitig lernt man selbst eine Menge. Nicht nur vom Prüfungsteam, sondern auch vom Kunden und der Branche, in der die Prüfung stattfindet." Diese Interaktion macht die Arbeit interessant und wertvoll. Doch die Aufgabe birgt auch Herausforderungen. "Die richtige Planung ist manchmal ein Rätsel. Der Bedarf ist groß und die Kunst besteht darin, den Kunden gut zu dienen, ohne die eigene nachhaltige Beschäftigungsfähigkeit aus den Augen zu verlieren."
Geduldig sein
Was sind die wichtigsten Kompetenzen für einen guten Tutor? "Geduld zu haben und zu erkennen, dass die Kollegen keine Kopien von einem selbst werden müssen", sagt Geert. "Es gibt mehrere Wege, die zum gewünschten Prüfungsergebnis führen. Erfahrung mit Prüfungen hilft enorm, denn dann kennt man die Herausforderungen, denen ein Prüfungsteam gegenübersteht. Außerdem ist eine Coaching-Haltung unerlässlich.
Ein typisches Nebengebäude
Geert hat mehr als 20 Jahre Erfahrung mit der Prüfung von Managementsystemen und ist seit fünf Jahren als Berater für den Akkreditierungsrat tätig. Dieses Jahr geht er in sein zweites Jahr für das NEN. Wie sieht eine solche Anwesenheit aus? "Vorbereitung, pünktliches Erscheinen, Zuhören, Mitgehen, subtiles Coaching, Notizen machen, Vorbereitung und Durchführung des Abschlussgesprächs. Dann kommt die Berichterstattung und das Feedback an das NEN.
Einfühlungsvermögen
Bei einer Anwesenheit sind Objektivität und Einfühlungsvermögen wichtig. "Man muss in der Lage sein, sich sowohl in den Kunden als auch in das Prüfungsteam hineinzuversetzen und sich bewusst zu machen, dass man vielleicht nur einen kleinen Teil der gesamten Prüfung sieht. Was ist, wenn ein Besuch nicht nach Plan verläuft? "Wenn möglich, geben Sie dem Team schon während des Audits Feedback. Dann sehen Sie, wie es damit umgeht. Wenn keine Verhaltensänderung erkennbar ist, kommt das in den Bericht und der Prüfer bekommt die Chance, seine Kompetenzen weiterzuentwickeln. Wenn nötig, vereinbaren wir einen neuen Besuch mit einem anderen Insassen."
Der Tutorenprozess trägt zu besseren Prüfungen bei. "Vor allem wegen der Coaching-Rolle des Tutors. Das geht auch aus dem Feedback der Prüfungsteams hervor." Und der zusätzliche Nutzen des Anwesenheitsberichts? "Das ist noch eine offene Frage. Der Bericht wird noch nicht so lange verwendet, und wir sind noch dabei, seine Form und Wirkung zu bewerten."
Auswirkungen
Wirkt sich die Arbeit eines Adjunct auf die Sicherheit in Unternehmen aus? "Ehrlich gesagt, ist dieser Einfluss gering. Der wirkliche Einfluss kommt vom Unternehmen selbst und dem Auditteam. Für Auditoren, die sich auf die Teilnahme vorbereiten, hat Geert eine wichtige Botschaft: "Es besteht ein großer Bedarf an Auditoren. Manchmal werden Qualifikationen im Rahmen von Zertifizierungsverfahren zu leicht vergeben. Das gilt auch für andere Branchen."
Was hat Geert selbst als Beobachter gelernt? "Als Adjutant weiß man nicht alles. Bei jeder Prüfung lernt man etwas Neues. Und man sollte nicht zu schnell urteilen, denn der Tag ist noch lang."
Die Zusammenarbeit mit den Zertifizierungsstellen ist gut, auch wenn die Planung manchmal eine Herausforderung ist. "Der direkte Kontakt hilft glücklicherweise sehr." Und wie kann der Anwesenheitsprozess weiter professionalisiert werden? "Der Informant spielt die größte Rolle bei der Qualifizierung und Überwachung der Prüfteams. Als Insasse sieht man nur einen Tag der gesamten Prüfung, was eine Einschränkung darstellen kann."
Adjutanten wie Geert spielen eine wichtige, aber oft unsichtbare Rolle im Prüfungsprozess. Sie sorgen dafür, dass die Audits nicht nur durchgeführt, sondern auch kontinuierlich verbessert werden. Das macht sie zu unverzichtbaren Bindegliedern in der Welt der Zertifizierungen.