Un audit est synonyme d'objectivité, de précision et d'amélioration. Mais qui s'assure que l'équipe d'audit fonctionne de manière optimale ? C'est le spectateur. Geert Daamen est un tel spectateur et nous donne un aperçu de son monde.
"Lors d'un contrôle, le couteau est coupé dans les deux sens", explique Geert. "Vous essayez d'encadrer l'équipe d'audit et, en même temps, vous apprenez beaucoup de choses vous-même. Non seulement de l'équipe d'audit, mais aussi du client et du secteur dans lequel l'audit a lieu." Cette interaction rend le travail intéressant et précieux. Mais la fonction comporte aussi des défis. "La planification est parfois un casse-tête. Le besoin est grand et l'astuce consiste à bien servir les clients sans perdre de vue sa propre employabilité durable."
Faire preuve de patience
Quelles sont les compétences les plus importantes pour un bon tuteur ? "Avoir de la patience et comprendre que les collègues ne doivent pas devenir des copies de soi-même", répond Geert. "Il y a plusieurs chemins qui mènent au résultat d'audit souhaité. L'expérience des audits est très utile, car elle permet de connaître les défis auxquels une équipe d'audit est confrontée. En outre, il est essentiel d'adopter une attitude de coach".
Une dépendance typique
Geert a plus de 20 ans d'expérience dans les audits de systèmes de gestion et travaille depuis cinq ans en tant qu'assistant pour le Conseil d'accréditation. Cette année, il entame sa deuxième année au sein du NEN. À quoi ressemble une telle participation ? "Il faut se préparer, arriver à l'heure, écouter, suivre, coacher subtilement, prendre des notes, préparer et mener l'entretien final. Ensuite, il y a le rapport et le retour d'information au NEN".
Empathie
Lors d'une visite, l'objectivité et l'empathie sont importantes. "Vous devez être capable d'éprouver de l'empathie à la fois pour le client et pour l'équipe d'audit et comprendre que vous ne verrez peut-être qu'une petite partie de l'audit dans son ensemble. Que faire si une présence ne se déroule pas comme prévu ? "Dans la mesure du possible, vous donnez déjà un retour d'information à l'équipe pendant l'audit. Vous verrez alors comment elle réagit. Si aucun changement de comportement n'est visible, cela figure dans le rapport et l'auditeur a la possibilité de développer ses compétences. Si nécessaire, nous planifions une nouvelle visite avec un autre détenu.
Le processus de tutorat contribue à de meilleurs audits. "Principalement grâce au rôle de coach du tuteur. C'est également ce qui ressort du retour d'information des équipes d'audit". Et la valeur ajoutée du rapport de présence ? "C'est encore une question ouverte. Le rapport n'a pas été utilisé depuis longtemps et nous sommes encore en train d'évaluer sa forme et son impact."
Impact
Le travail d'un assistant a-t-il une incidence sur la sécurité dans les entreprises ? "Franchement, cet impact est faible. Le véritable impact vient de l'entreprise elle-même et de l'équipe d'audit. En fin de compte, ce sont eux qui font la différence. Pour les auditeurs qui se préparent à participer, Geert a un message important à faire passer : "Nous avons grand besoin d'auditeurs. Parfois, les qualifications sont attribuées trop facilement dans le cadre des processus de certification. Cela s'applique également aux différents secteurs d'activité.
Qu'a appris Geert lui-même en tant que spectateur ? "En tant qu'assistant, on ne sait pas tout. À chaque audit, on apprend quelque chose de nouveau. Et il ne faut pas juger trop vite, car la journée est encore longue."
La coopération avec les organismes de certification (OC) est bonne, même si la planification peut parfois poser problème. "Le contact direct est heureusement très utile. Et comment professionnaliser davantage le processus de présence ? "L'IC joue le rôle le plus important dans la qualification et le suivi des équipes d'audit. En tant que détenu, vous ne voyez qu'une journée de l'ensemble de l'audit, ce qui peut être une limitation."
Les assistants comme Geert jouent un rôle important, mais souvent invisible, dans le processus d'audit. Ils veillent à ce que les audits soient non seulement menés, mais aussi améliorés en permanence. Cela en fait des maillons indispensables dans le monde de la certification.