Bij een audit draait alles om objectiviteit, nauwkeurigheid en verbetering. Maar wie zorgt ervoor dat het auditteam optimaal functioneert? Dat is de bijwoner. Geert Daamen is zo’n bijwoner en geeft ons een kijkje in zijn wereld.
“Bij het uitvoeren van een bijwoning snijdt het mes aan twee kanten,” vertelt Geert. “Je probeert het auditteam te coachen en tegelijkertijd leer je zelf ook veel. Niet alleen van het auditteam, maar ook van de klant en de branche waarin de audit plaatsvindt.” Die wisselwerking maakt het werk interessant en waardevol. Toch kent de rol ook uitdagingen. “De planning rond krijgen is soms een puzzel. De behoefte is groot en kunst is om klanten goed te bedienen zonder je eigen duurzame inzetbaarheid uit het oog te verliezen.”
Geduld hebben
Wat zijn de belangrijkste competenties voor een goede bijwoner? “Geduld hebben en beseffen dat collega’s geen kopieën van jezelf hoeven te worden,” zegt Geert. “Er zijn meerdere wegen die naar het gewenste auditresultaat leiden. Ervaring met audits helpt enorm, want dan ken je de uitdagingen waar een auditteam mee te maken heeft. Daarnaast is een coachende houding essentieel.”
Een typische bijwoning
Geert heeft al meer dan twintig jaar ervaring met managementsysteemaudits en is inmiddels vijf jaar actief als bijwoner voor de Raad van Accreditatie. Dit jaar gaat hij zijn tweede jaar in voor NEN. Hoe ziet zo’n bijwoning eruit? “Voorbereiden, op tijd komen, luisteren, meelopen, subtiel coachen, aantekeningen maken, het eindgesprek voorbereiden en uitvoeren. Daarna volgt de rapportage en de terugkoppeling naar NEN.”
Inlevingsvermogen
Tijdens een bijwoning zijn objectiviteit en empathie belangrijk. “Je moet je kunnen inleven in zowel de klant als het auditteam en beseffen dat je mogelijk maar een klein deel van de hele audit ziet.” Wat als een bijwoning niet naar behoren verloopt? “Als het kan, geef je tijdens de audit al feedback aan het team. Vervolgens kijk je hoe ze daarmee omgaan. Als er geen verandering in gedrag zichtbaar is, komt dit in het rapport en krijgt de auditor de kans om zijn of haar competenties verder te ontwikkelen. Zo nodig plannen we een nieuwe bijwoning met een andere bijwoner.”
Het bijwoningsproces draagt bij aan betere audits. “Vooral door de coachende rol van de bijwoner. Dat blijkt ook uit de feedback van auditteams.” En de toegevoegde waarde van het bijwoningsrapport? “Dat is nog een open vraag. Het rapport wordt nog niet zo lang gebruikt en de vorm en de impact evalueren we nog.”
Impact
Heeft het werk van een bijwoner invloed op de veiligheid in bedrijven? “Eerlijk gezegd is die impact gering. De echte invloed komt van het bedrijf zelf en het auditteam. Zij maken uiteindelijk het verschil.”Voor auditors die zich voorbereiden op een bijwoning heeft Geert een belangrijke boodschap: “Er is een grote behoefte aan auditoren. Soms worden kwalificaties te gemakkelijk toegekend binnen certificatieprocessen. Dat geldt ook voor verschillende branches.”
Wat heeft Geert zelf geleerd als bijwoner? “Je weet als bijwoner niet alles. Bij elke audit steek je wel weer iets op. En oordeel niet te snel, want de dag is nog lang.”
De samenwerking met certificerende instellingen (CI’s) verloopt prima, al kan de planning soms een uitdaging zijn. “Direct contact helpt gelukkig veel.” En hoe kan het bijwoningsproces verder geprofessionaliseerd worden? “De CI heeft de grootste rol in de kwalificatie en monitoring van auditteams. Als bijwoner zie je maar één dag van de hele audit, dat kan een beperking zijn.”
Bijwoners zoals Geert spelen een belangrijke, maar vaak onzichtbare rol in het auditproces. Ze zorgen ervoor dat audits niet alleen worden uitgevoerd, maar ook continu verbeteren. Dat maakt hen onmisbare schakels in de wereld van certificeringen.