Un audit è una questione di obiettività, accuratezza e miglioramento. Ma chi si assicura che il team di audit funzioni in modo ottimale? È lo spettatore. Geert Daamen è uno spettatore di questo tipo e ci offre uno sguardo sul suo mondo.
"Quando si conduce una presenza, il coltello taglia in entrambi i sensi", dice Geert. "Si cerca di allenare il team di audit e allo stesso tempo si impara molto. Non solo dal team di audit, ma anche dal cliente e dal settore in cui si svolge l'audit". Questa interazione rende il lavoro interessante e prezioso. Tuttavia, il ruolo presenta anche delle sfide. "La pianificazione corretta a volte è un rompicapo. L'esigenza è grande e il trucco consiste nel servire bene i clienti senza perdere di vista la propria occupabilità sostenibile".
Essere pazienti
Quali sono le competenze più importanti per un buon tutor? "Avere pazienza e capire che i colleghi non devono diventare copie di se stessi", dice Geert. "Ci sono diverse strade che portano al risultato desiderato dell'audit. L'esperienza negli audit aiuta enormemente, perché si conoscono le sfide che un team di audit deve affrontare. Inoltre, è essenziale un atteggiamento di coaching".
Una tipica dependance
Geert ha più di 20 anni di esperienza negli audit dei sistemi di gestione e da cinque anni è attivo come assistente del Consiglio di accreditamento. Quest'anno entra nel suo secondo anno di attività per NEN. Come si svolge una tale partecipazione? "Prepararsi, arrivare in tempo, ascoltare, seguire, dare consigli sottili, prendere appunti, preparare e condurre il colloquio finale. Poi si passa alla stesura del rapporto e al feedback a NEN".
L'empatia
Durante una partecipazione sono importanti l'obiettività e l'empatia. "Bisogna essere in grado di entrare in empatia sia con il cliente che con il team di revisione e rendersi conto che si può vedere solo una piccola parte dell'intera revisione". Cosa succede se una partecipazione non va secondo i piani? "Se è possibile, si dà un feedback al team già durante l'audit. Poi si vede come lo affrontano. Se non si nota alcun cambiamento nel comportamento, questo viene riportato nel rapporto e l'auditor ha la possibilità di sviluppare ulteriormente le proprie competenze. Se necessario, programmiamo una nuova presenza con un altro detenuto".
Il processo di tutoraggio contribuisce a migliorare le verifiche. "Soprattutto grazie al ruolo di coaching del tutor. Questo è evidente anche dal feedback dei team di audit". E il valore aggiunto del rapporto di presenza? "È ancora una questione aperta. Il rapporto non viene utilizzato da molto tempo e stiamo ancora valutando la sua forma e il suo impatto".
Impatto
Il lavoro di un assistente influisce sulla sicurezza nelle aziende? "Francamente, l'impatto è minimo. Il vero impatto viene dall'azienda stessa e dal team di audit. Per gli auditor che si preparano a partecipare, Geert ha un messaggio importante: "C'è un grande bisogno di auditor. A volte le qualifiche vengono assegnate troppo facilmente nell'ambito dei processi di certificazione. Questo vale anche per i diversi settori industriali".
Che cosa ha imparato Geert stesso come spettatore? "Come assistente, non sai tutto. Ad ogni verifica si impara qualcosa di nuovo. E non bisogna giudicare troppo in fretta, perché la giornata è ancora lunga".
La collaborazione con gli organismi di certificazione (CB) va bene, anche se la pianificazione può talvolta rappresentare una sfida. "Il contatto diretto fortunatamente aiuta molto". E come si può professionalizzare ulteriormente il processo di partecipazione? "L'informatore scientifico ha il ruolo principale nel qualificare e monitorare i team di audit. Come addetto alle presenze, si vede solo un giorno dell'intero audit, il che può essere un limite".
Gli assistenti come Geert svolgono un ruolo importante ma spesso invisibile nel processo di audit. Assicurano che gli audit non solo siano condotti, ma anche continuamente migliorati. Questo li rende anelli indispensabili nel mondo delle certificazioni.