Auditeren voor de Safety Culture Ladder (SCL) is een aparte tak van sport. Anders dan bij systeemnormen spelen bij het auditeren van de SCL soft skills veel meer de hoofdrol. ‘Verbinding maken, daar gaat het om. Zo krijg je veel meer boven water en vorm je je een goed beeld van een organisatie’, zegt auditor Hans Aarns.
Aarns werkt als auditor voor Aboma Certification en voert onder meer audits uit voor de Safety Culture Ladder (SCL). ‘De norm is nog niet zo heel oud maar inmiddels toch uitgegroeid tot een behoorlijk groot schema. Het is ook een andersoortige norm dan een VCA of ISO 45001.’ De manier waarop auditors de normen toetsen verschilt bijvoorbeeld wezenlijk. ‘Vaak zijn normen managementsysteemnormen. De SCL onderscheidt zich daarin omdat het een gedragsnorm is die veiligheidsbewustzijn beoordeelt en indirect wil verbeteren. Het is met name gericht op de mens, het gedrag van de mens en de cultuur van de organisatie. De organisatie moet dit wel inrichten en faciliteren op V&G maar dat maakt het geen managementsysteem. In systeemnormen komt veiligheidsbewustzijn ook wel aan bod, maar de diepgang ervan is toch echt veel minder. De SCL norm kent in totaal 233 vragen (normeisen) die, afhankelijk van de trede waarop geauditeerd wordt, worden beoordeeld.’
Interviewen en observeren
Tijdens een audit voor de SCL gaat Aarns ‘het gesprek met klanten aan’, zoals hij dat zelf noemt. Dit doet hij niet alleen maar altijd met een collega-auditor. ‘Bij systeemnormen vraag je bepaalde documenten op, je ziet ze in en gaat daar in het gesprek verder op in. Bij de SCL-audit zien we vaak documenten helemaal niet in. We praten over wat erin staat, hoe een organisatie de doelen nastreeft en of het ook werkt in de praktijk. Het is een hele andere manier van vragen stellen.’ Naast de interviews gaat Aarns met zijn collega de werkplek op, in zijn geval is dit vaak een bouwplaats. ‘We observeren de werklocatie met de dynamiek en gaan dan met werknemers in gesprek over hun werk. De interviews doen we steekproefsgewijs als er een aanleiding is op basis van wat wij observeren op de werkplek, of als we het vermoeden hebben dat het beeld uit eerdere interviews niet overeenkomt met wat wij op de werkplek zien. We houden daarbij in ons achterhoofd of de bevindingen zich verhouden met de SCL trede-beoordeling waarvoor de organisatie opgaat. Op de lagere treden is veiligheid nog vaak top-down geregeld. Hoe hoger je komt, hoe meer zaken bottom-up ingeregeld zijn, waarbij medewerkers maar ook opdrachtnemers hun verantwoording nemen. We proberen gedurende de audit dan ook aan te haken en het gesprek te voeren op het getoonde niveau van de medewerker, zijn leidinggevende en het management. Je moet je dus goed kunnen verplaatsen in de organisatie en waar zij staan.’
Verbinding maken
Als Aarns en zijn collega iets zien wat volgens hen niet klopt of beter kan, gaan ze het gesprek aan. ‘De manier waarop is cruciaal. Je moet het vertrouwen wekken van de medewerker met wie je spreekt en ook van de leidinggevende. Niet als een olifant in een porseleinkast met je afvinklijstje ernaast staan en wel eens even zeggen hoe het moet. Je moet rustig blijven, iemand voldoende tijd geven om zijn verhaal te doen, je inleven en laten voelen dat je begrijpt wat hij doet. Met dat vertrouwen kun je iemand, door de juiste vragen te stellen, zelf een mogelijke oplossingsrichting laten bedenken in situaties die beter kunnen. Het is belangrijk om mensen zelf hierover te laten nadenken, dan beklijft een oplossing ook veel beter. We geven daarnaast ook altijd duidelijk aan dat we niet de individuele werknemers komen beoordelen, maar de organisatie als geheel. We kijken naar kansen om de organisatie te laten groeien op de treden van de ladder. Dat is een hele andere insteek. Verbinding maken is daar een essentieel onderdeel van. Soft skills zoals hierboven benoemd zijn essentieel om als auditteam een goede SCL audit uit te voeren.’
Zelf regelen
Het leuke aan de SCL vindt Aarns vooral dat het een norm is die bedrijven voor een groot deel naar eigen inzicht kunnen inrichten. ‘Het is in die zin geen hele strikte norm. Wij kijken of de gekozen aanpak ook werkt in de praktijk en uiteindelijk voldoet aan de normeisen. Zo kom je van alles tegen en dat is leuk om te ervaren. Ik vind het prachtig om te zien dat eerdere verbeterpunten een jaar later opgepakt zijn en het veiligheidsbewustzijn, dus de cultuur in de organisatie, is verbeterd. Want het is best lastig om cultuur te veranderen. Dat doe je niet op een vrijdagmiddelborrel.’
Breed invullen
De SCL beschrijft aspecten van veiligheid en gezondheid die onder de loep worden genomen, maar de norm geeft daar een brede invulling aan, aldus Aarns. ‘We kijken in de brede zin naar risico’s die binnen een organisatie kunnen spelen als we het over veiligheid en gezondheid hebben. Dan kun je ook zomaar op zaken als werkdruk, sociale veiligheid of omgevingsveiligheid uitkomen, en niet alleen maar op ‘harde veiligheid’ een beoordeling uitvoeren. Het is dus meer dan alleen veiligheid en gezondheid waar we naar kijken. Dat blijkt vaak ook uit de gesprekken die we voeren. We nemen een open, geïnteresseerde houding aan. Als je op die manier een gesprek voert, zorg je voor vertrouwen en komen er veel meer onderwerpen uit zo’n gesprek naar voren dan wanneer je een andere gesprekstechniek zou toepassen. Soms horen we zelfs familiaire omstandigheden. Ook die kunnen hun weerslag hebben op de organisatie en dynamiek in een organisatie en kunnen dus waardevol zijn om een beeld te krijgen van een organisatie.’
Voorbereiden
Bedrijven moeten zich voorbereiden op een audit maar het is niet direct nodig om je als medewerker voor te bereiden op een interview, aldus Aarns. ‘Wees jezelf en vertel ons jouw mening over hoe jij naar de organisatie kijkt. Dat is wat ik vertel tijdens een opening van een interview.’ Maar natuurlijk willen bedrijven van tevoren weten hoe ze ervoor staan. ‘Dat kan door het invullen van een self assesment. Hiervoor kun je gebruik maken van de webtool van NEN. Je hebt dan een eerste nulmeting en met deze informatie kun je bepalen welke acties je wilt gaan uitzetten. Het helpt je als organisatie om je ambitie uit te spreken over veiligheidsbewustzijn. Dit moet je in de organisatie dan ook laten blijken. Zorg voor duidelijke communicatie en creëer draagvlak. Dit kan bijvoorbeeld door het vormen van een werkgroep met een afspiegeling van de organisatie. Maar alles wat je doet, moet vooral passen bij wie je als organisatie bent. Je hebt vaak als organisatie meer deskundigheid in huis dan je denkt, het is meer een kwestie van de juiste snaren raken.’
Voorbeeld geven
Aarns wijst er tot slot op dat het management een voorbeeldfunctie heeft bij het doorvoeren van goed veiligheids- en gezondheidsbeleid. ‘Als je niet voldoende zichtbaar bent als manager of leidinggevende of jij vindt dat regels niet voor jou gelden, dan verandert er niets aan de veiligheidscultuur. Medewerkers zien en voelen dit feilloos aan! Het begint dus met het goede voorbeeld geven, zo krijg je je complete organisatie mee. Iedere norm, zo ook de SCL-norm, is een middel en geen doel op zich. Als je de SCL omarmt en je eigen ambitie met onderliggende doelen en acties in een plan opneemt en dat uitvoert en bewaakt, heeft deze norm echt meerwaarde.’