Voor 2025 moeten alle auditoren voor de Safety Culture Ladder opnieuw bijgewoond zijn. Dat betekent niets meer of minder dan dat er tijdens een audit een deskundige meekijkt met de auditor of die zijn werk goed doet. Op die manier probeert NEN de kwaliteit van de audits te verhogen en zo de veiligheid bij klanten naar een hoger niveau te krijgen, zo legt Wouter Koppelaar uit.
Wouter Koppelaars loopbaan speelt zich vooral af op het gebied van gezondheid en veiligheid. ‘Ik heb bij verschillende bedrijven dit onderwerp op de kaart gezet en zo kwam ik ook in aanraking met de Safety Culture Ladder, met name het hearts and minds gedeelte dat daarin belangrijk is. Uiteindelijk ben ik het trainersvak ingerold bij WerkendeMensen BV en geef ik cursussen bij NEN, onder andere over gespreksvaardigheden. Dat heeft natuurlijk een duidelijke link met de SCL, waarin ook die soft skills aan de orde komen. Het idee ontstond al vrij snel om daar iets mee te doen richting onze auditoren voor de SCL en zo hebben we een beoordelingsmethodiek opgezet voor NEN om bijwoners een instrument te geven om auditoren zo goed en objectief mogelijk te kunnen beoordelen.’
Methodiek
Bijwoners, wat zijn dat dan? ‘Bijwoning betreft het bijwonen van het auditteam. Door het bijwonen wil NEN een beeld krijgen van de competenties van de ingezette auditteams en de competenties van de individuele auditor. Dan gaat het bijvoorbeeld over of de auditor de verdieping weet te zoeken in zijn interviews om zo bij een klant de gedragingen en veiligheidscultuur helder te krijgen. Ik heb dus samen met een team bijwoners een beoordelingssystematiek opgezet zodat alle bijwoners op een uniforme manier auditoren kunnen beoordelen. Alle ervaringen van de betrokken bijwoners zitten ook in de systematiek verwerkt en we overleggen nog altijd periodiek om de aanpak tegen het licht te houden.’
Proces
Met de komst van de nieuwe SCL, de 2.0-versie, is het voor auditoren verplicht om voor 2025 opnieuw bijgewoond te worden. Tijdens een bijwoning gaat een bijwoner een dag mee met een auditteam en zit tijdens de audit als een vlieg op de muur, legt Koppelaar uit. ‘De bijwoner bemoeit zich niet met de inhoud van het gesprek, maar let er puur op hoe de auditor zijn werk doet. Aan het eind van de dag geeft de bijwoner zijn feedback aan de auditor en geeft hij aan hoe die met name op de soft skills gescoord heeft. Daarbij komen vragen aan de orde als ‘heb je goed doorgevraagd?’, ‘heb je voldoende verdieping weten te creëren?’, ‘heb je voldoende open vragen gebruikt om tot de kern te komen?’ en dat soort zaken. Is er reden om te zeggen dat het nog niet voldoende is, dan moet er binnen zes maanden opnieuw een bijwoning komen. Komt die voldoende score er dan ook niet, verliest de auditor het recht om te auditen op de SCL.’
Vaardigheden
Het belangrijkste voor de bijwoner is dat hij de SCL goed kent. ‘De meeste bijwoners zijn of betrokken bij de norm, hebben er veel kennis van of zijn zelfs betrokken bij het opstellen ervan. Ze geven er ook trainingen over aan auditoren. Vakinhoudelijk is het een ijzersterke groep mensen. Daarnaast moeten ze goed in de gaten hebben welke soft skills er vereist zijn en hoe je daarop moet scoren. Voor dat laatste is er nu dus de beoordelingssystematiek. Zo kunnen ze gemakkelijker vaststellen of iemand bijvoorbeeld voldoende verdiepende vragen stelt.’
Belang
Bijwoning is zeer belangrijk binnen het certificeringsproces voor de SCL, zegt Koppelaar. ‘Het is ontstaan om auditoren naar een hoger niveau te krijgen. Dat was eerlijk gezegd wel nodig want NEN kreeg vanuit het werk wel eens klachten over het niveau en de kwaliteit van auditoren. Dat lag best ver uiteen, terwijl het streven natuurlijk is om een constant hoog niveau te leveren. Omdat een bijwoner de auditor beoordeelt, moet de lat wel hoog liggen zodat op de SCL 2.0 goed geaudit wordt om het veiligheidsniveau bij klanten nog hoger te krijgen.’
Welkom
Voor de ene auditor is zo’n extra meekijkend paar ogen fijn of eigenlijk niet spannend omdat de auditor zijn werk prima doet. Anderen vinden het juist vervelend. ‘Het is wel een examen wat je moet afleggen. En als jij al zoveel jaren je werk doet op je eigen manier en iemand van buiten vindt ineens dat je het niet goed doet, kan dat even slikken zijn. Maar je manier van auditen aanpassen is dan wel de juiste oplossing. Je moet aan het grotere goed denken, namelijk het verhogen van de veiligheid van de klant. Daarom zijn bijwoners meestal wel welkom bij audits. Bovendien is de manier van feedback geven vanuit de methodiek heel gestructureerd en geven we veel voorbeelden van hoe bepaalde zaken beter kunnen. Zo heeft de auditor meteen handvatten die hij kan gebruiken om zijn werk te verbeteren. In die zin is de beoordeling veel duidelijker geworden dan voorheen en wordt die ook beter ontvangen. De betreffende auditor kan ook meteen gaan oefenen met bijvoorbeeld gespreksvaardigheden om die voor de volgende bijwoning te verbeteren.’
Inplannen
Het inplannen en uiteindelijk uitvoeren van bijwoningen kan nog wel wat soepeler, vindt Koppelaar. ‘Daar ligt nog wel een uitdaging voor certificerende instellingen. Je moet voor 2025 bijgewoond zijn. Als dat niet zo is, kun je geen audits meer doen. Enige haast is dus wel geboden.’