Categorie: NL – nieuwsbericht

Lieke van Hoven –  Safety Behaviour Specialist bij Heijmans

Veiligheid is van ons allemaal. Maar hoe zorg je ervoor dat we met elkaar op dezelfde lijn zitten?

Bij Heijmans ligt de focus op twee aspecten: enerzijds zetten we in op kennis en risicoherkenning, en aan de andere kant geven we veel aandacht aan houding en gedrag door onder andere de methodiek van de Veiligheidsladder te gebruiken. We investeren niet alleen in onze eigen werknemers, maar ook in onze opdrachtgevers en onderaannemers.

Kennis & risicoherkenning

Door in een zo vroeg mogelijk stadium het gesprek aan te gaan met onze opdrachtgevers en onderaannemers identificeren wij de veiligheidsrisico’s van een opdracht en maken we een begin met de RI&E, zodat de RI&E naarmate de voorbereiding vordert steeds gedetailleerder wordt.

Ook in een eventuele ontwerpfase en in de werkvoorbereidingsfase denken we gezamenlijk na over eventuele risico’s en welke praktische maatregelen we kunnen treffen om het werk zo veilig mogelijk uit te voeren. Zo staan we in de uitvoering goed gesteld, hoeven we minder te improviseren en maken we minder faalkosten. De RI&E wordt gebruikt als input voor de week- / dagstart en de LMRA, dus het risicoproces loopt als een rode draad door onze werkzaamheden heen.

Veiligheidscultuur

Een onveilige situatie herkennen is uiteraard zeer belangrijk, maar wat er vervolgens mee gedaan wordt kan het verschil maken. Proberen we het ter plekke op te lossen of wordt de situatie gemeld, zodat ervan geleerd kan worden? Wellicht is het noodzakelijk om terug naar de tekentafel te gaan en om een werkplan aan te passen en opnieuw naar de veiligheidsrisico’s te kijken. Dit kost tijd, maar hiermee kunnen ongevallen worden voorkomen.

De verantwoordelijkheid voor veiligheid blijft altijd in de lijn. Het komt regelmatig voor dat het management en de directie werkplekken bezoeken en in gesprek gaan met operationele medewerkers over veiligheid, en hoe zij kunnen bijdragen aan een veiligere werkomgeving. Er wordt geluisterd naar elkaar en iedereen staat open voor verbetering. Dit is niet vanzelf tot stand gekomen, want er is flink geïnvesteerd in leiderschap en het creëren van een open cultuur waarin iedereen gelijk is. Die investering werpt zijn vruchten af en dat helpt om jezelf veilig te voelen en misstanden te melden.

Veiligheidsladder

De Veiligheidsladder is opgebouwd uit 5 treden, en hoe hoger op de ladder des te meer veiligheid is verankerd in de bedrijfscultuur.

Vanaf trede 4 spelen de opdrachtgever en onderaannemer een grotere rol in veilig samenwerken, en net als bij vele andere bedrijven werken we bij Heijmans veel samen met onderaannemers. Dit zorgt regelmatig voor een uitdaging, omdat iedereen nu eenmaal een andere veiligheidsbeleving heeft. De Veiligheidsladder helpt ons om te zien wat wij kunnen doen om ook die partijen aan te laten haken bij onze cultuur. Heldere afspraken met elkaar maken zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op staan, en als een onderaannemer zelf ook een onderaannemer inhuurt of wanneer tot het laatste moment niet duidelijk is welke werknemers van een onderaannemer het werk komen uitvoeren, dan zorgen wij ervoor dat iedereen bij de start van zijn werk weet wat onze verwachtingen zijn.

Heijmans Infra acteert reeds op trede 4 van de veiligheidsladder, en ook bij Bouw & Techniek is het streven dit jaar op dezelfde trede gecertificeerd te worden. Dit betekent dat we door een soort “glazen plafond” moeten. We hebben alle middelen voor handen om op trede 4 te komen en hebben de focus deze op de juiste manier te benutten.

Bij Bouw & Techniek is vorig jaar gebruik gemaakt van de NEN Webtool Safety Culture Ladder, de online vragenlijsten (compacte versie) die dienen als self assessment. Achteraf bleek dat de stellingen op verschillende manieren geïnterpreteerd kunnen worden waardoor er verkeerde conclusies werden getrokken uit de antwoorden.

Desalniettemin is de SCL een zeer goede methode om te spiegelen waar je als bedrijf staat. Het geeft inzicht in de verschillende niveaus van veiligheidsbeleving, en wat goed leiderschap inhoud.

Samenwerken en risicomanagement is een rode draad die continu terugkomt in de norm, en in de 2.0 versie is een splitsing gemaakt tussen randvoorwaarden en houding en gedrag. Hiermee wordt onderscheid gemaakt tussen de aanwezigheid ergens van, en of ernaar gehandeld wordt. Een hele mooie ontwikkeling!

Ron van der Aa en Kaat van der Haar

Inleiding

Via onze nieuwsbrief van oktober 2022 hebben wij u geïnformeerd over de ontwikkelingen omtrent de herziening van de SCL naar SCL 2.0. In de nu voorliggende nieuwsbrief informeren wij u over de ontwikkelingen sinds oktober 2022 en blikken wij vooruit op de komende maanden.

De Validatie van SCL 2.0

In de nieuwsbrief van oktober 2022 hebben wij u geïnformeerd over het validatieproces dat door ons was opgezet. Doel van de validatie was om na te gaan of de nieuwe versie van de SCL (SCL 2.0) duidelijk is en in de praktijk voor organisaties en auditoren goed werkt.

Om ervoor te zorgen dat de auditoren van de Certificerende instellingen (CI-en) de validaties op een goede manier konden uitvoeren heeft NEN workshops georganiseerd voor de betrokken auditoren. In deze workshop werd aandacht besteed aan: de inhoud van de thema’s, de nieuwe beoordelingssystematiek, de werkwijze van de uit te voeren validaties en de wijze van rapporteren.

De validaties zijn door een groot aantal CI’en in zowel Nederland als Duitsland uitgevoerd.

De auditoren van de deelnemende CI’en hebben hun feedback op de nieuwe methodiek via een online vragenlijst gegeven. Daarnaast is van een aantal certificaathouders die bij de validatie betrokken waren feedback ontvangen, zowel via een online vragenlijst als via email.

Positieve feedback – algemene indruk

Er is veel positieve feedback op SCL 2.0 gegeven.

Voorbeelden van opmerkingen die gemaakt worden : ‘beter leesbaar’, ‘het onderscheid tussen organisatie en gedrag is goed’, ‘zo voeren we het gesprek over het bereiken van het doel i.p.v. over hoe we zoveel mogelijk punten kunnen scoren’, ‘het ziet er duidelijker uit’ en ‘de niveaus zijn goed beschreven en passen bij de filosofie’.

3.b. Punten van zorg – algemene indruk

Er zijn ook zorgen kenbaar gemaakt, voornamelijk over de nieuwe manier van beoordelen.

Voorbeelden van opmerkingen die gemaakt worden: ‘de scheidslijn tussen de treden is soms erg dun’, ‘bang voor discussies met de klant over de uitkomsten van de beoordeling’ en ‘hoe zorg je ervoor dat iedere auditor op dezelfde manier beoordeelt nu de punten wegvallen?’

Ook is uit sommige opmerkingen gebleken dat er nog onduidelijkheden zijn. Bijvoorbeeld dat het gaat om het Overall beeld dat de auditor krijgt (en dus niet dat 100% goed moet zijn).

De openbare commentaarronde

In het najaar van 2022 heeft er ook een openbare commentaarronde plaatsgevonden, zowel in Nederland als Duitsland. Om hier bekendheid aan te geven is gebruik gemaakt van het netwerk dat we voor de SCL hebben, zoals de Commissie van Deskundigen (CvD), het overleg met de CI-em, het Kennisplatform en de Werkgroep Duitsland).

In algemene zin is geconcludeerd dat de opmerkingen uit de openbare commentaarronde een grote gelijkenis vertonen met de opmerkingen uit de validaties.

Door de expertgroep SCL 2.0, bestaande uit Arno de Graaff, Frank Thoonen, Gerd-Jan Frijters, Hans Aarns, Robert Taen en Taco Buissant des Amorie zijn alle reacties uit de validaties en de openbare commentaarronde besproken. Binnenkort zullen alle partijen die gereageerd hebben geïnformeerd worden over wat er met hun reactie is gedaan.

De uitkomsten van de validatie en de openbare commentaarronde zijn begin februari 2023 door de CvD SCL besproken. Aansluitend is de CvD akkoord gegaan met;

• de door de expertgroep SCL 2.0 voorgestelde aanpassingen op de beschrijvingen van de thema’s

en subthema’s;

• een zogenaamde ‘low profile’ lancering van SCL 2.0 in de herfst van 2023 (onder voorwaarde dat in de komende maanden op een aantal onderdelen, die van belang zijn voor een geslaagde lancering en implementatie, de kwaliteit, haalbaarheid en betaalbaarheid geborgd zijn);
• een streefdatum voor de inwerkingtreding van SCL 2.0 per 1 januari 2024, waarbij een overgangstermijn van 3 jaar gehanteerd zal worden.

Binnen deze overgangstermijn zullen de volgende regels gaan gelden;

1. Certificaten afgegeven voor de ingangsdatum SCL 2.0:

Hier geldt een overgangstermijn van 3 jaar vanaf de ingangsdatum SCL 2.0. In de overgangstermijn blijven de certificaten op de oude versie (SCL 1.0) geldig als de laatste auditdag van een audit tegen SCL 1.0 vóór de ingangsdatum SCL 2.0 (01-01-2024) ligt. Certificaathouders kunnen dan uiterlijk tot 3 jaar na ingangsdatum SCL 2.0 (tot 01-01-2027) tegen de oude versie van de norm (SCL 1.0) zijn gecertificeerd.

• Certificaten afgegeven na ingangsdatum SCL 2.0:

Vanaf 12 maanden na ingangsdatum SCL 2.0 (per 01-01-2025) mogen door CI’en geen initiële of hercertificatieaudits meer worden uitgevoerd tegen de oude versie (SCL 1.0). De in deze periode afgegeven certificaten op SCL 1.0 blijven ook 3 jaar geldig, dus tot uiterlijk 31 december 2027.

Vanaf 1 januari 2028 zijn alleen certificaten SCL 2.0 geldig.

• Overstappen binnen de overgangstermijn:
  Indien binnen de overgangstermijn een certificaathouder overstapt naar SCL 2.0 wordt er een initiële audit op SCL 2.0 uitgevoerd.

De auditoren en SCL 2.0

In de nieuwe manier van beoordelen wordt geen gebruik meer gemaakt van punten/scores. Het is de bedoeling dat de auditoren zich een ‘overall’ beeld vormen van het niveau van veiligheidsbewustzijn van de organisatie. De beschrijvingen in SCL 2.0 geven hiervoor houvast. Met het weghalen van ‘de punten’ wordt het berekenende element uit de beoordelingssystematiek geschrapt. Want dit past niet bij het karakter van de SCL.

Veel auditoren deden het al op ‘de nieuwe manier’. Zij gaan al uit van een overall beeld en baseren hun oordeel niet (alleen) op punten. Voor andere auditoren betekent dit een nieuwe manier van werken.

Komende maanden zorgen we er samen met de CI-en voor dat de auditoren bijgeschoold worden. In deze bijscholing krijgt de harmonisatie van de beoordeling veel aandacht. Hoe ga je als auditor om met dilemma’s? Hoe zorgen zij voor een goede rapportage waarmee de organisatie zicht krijgt op wat er goed gaat en nog beter kan? Daarnaast wordt in de bijscholing en training veel aandacht gegeven aan de soft skills en interview technieken.

NEN heeft hiervoor een opleidingsplan ontwikkeld waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen een bijscholing voor op dit moment bevoegd verklaarde auditoren SCL en een training voor nieuwe auditoren.

Op dit moment wordt dit opleidingsplan in samenwerking met een aantal leden vanuit de CvD verder vormgegeven. Doelstelling is dat in het 4^e kwartaal van 2023 de eerste bijscholingen en trainingen georganiseerd worden.

Ontwikkelingen voor de komende maanden

Óp het moment dat SCL 2.0 gepubliceerd wordt moeten onder andere de volgende onderdelen aangepast en/of ontwikkeld zijn; 

• De website www.safetycultureladder.com, waarbij gedurende de overgangsperiode ook de huidige informatie beschikbaar moet blijven;
• Een nieuwe SAQ (als opvolger van de SAQ Compact en de SAQ Extended);
• Aangepaste informatie op www.webtoolscl.nl;
• Een opleidingsplan met uitontwikkelde bijscholingen/opleidingen voor zowel nieuwe als ervaren auditoren en bijwoners;
• Informatie voor eindgebruikers (wat betekent SCL 2.0 voor hen);
  • Een overzicht van beschikbare producten waarop men zich kan laten certificeren;
  • Een aangepast register van alle certificaathouders.

Daarnaast wordt er op dit moment gewerkt aan een toelichtend document voor SCL 2.0.

Het doel van dit document is het geven van een toelichting op SCL en de norm én het geven van een uitleg over het gebruik van de ladder. In deze toelichting komt meer informatie over waarom een nieuwe versie van de Safety Culture Ladder nodig is, hoe deze is opgebouwd en wat de mogelijke interpretatie ervan is. Verder geeft dit document antwoord op de vraag in hoeverre het nodig is dat organisaties zich blijven verbeteren met de SCL als hulpmiddel.

Tevens worden er bij diverse onderwerpen praktijkvoorbeelden opgenomen.

In een volgende versie van de Nieuwsbrief SCL zullen wij u op de hoogte houden over de ontwikkelingen op de diverse onderwerpen.

Een nieuw systeem voor gebruikersrollen en rechten is toegevoegd aan de SCL Webtool. U kunt hierdoor voortaan makkelijk externen toegang geven tot uw online dossier of medebeheerder maken. Meer informatie over de Webtool kunt u vinden op https://www.webtoolscl.nl/

Reden voor verbetering
Als personen al bij een andere organisatie in de webtool stonden geregistreerd konden zij niet bij nieuwe organisaties worden toegevoegd. Dit was vooral voor auditoren, adviseurs en respondenten onhandig.

Wat merkt u van de nieuwe functie?
U kunt voortaan lezers toevoegen door het invoeren van een emailadres. U hoeft niet meer uit een lijst van organisaties en auditoren of adviseurs te kiezen.

Gebruikers die aan meerdere organisaties gekoppeld zijn, kunnen voortaan rechtsboven bij de profielnaam overschakelen naar de gewenste organisatie. Respondenten hebben deze mogelijkheid niet en moeten nog steeds via de ontvangen uitnodiging de vragenlijst opstarten

Via bijgaande link ontvangt u de laatste editie van de SCL Nieuwsbrief (februari 2023)

Aanmelden Nieuwsbrief SCL

Door Dieter van Delft, waarnemer voor NEN

Er wordt een bijwoning uitgevoerd bij iedere nieuw bevoegd verklaarde auditor tijdens de eerste audit en na het afgeven van de aanvullende bevoegd verklaring op trede 4/5. Na de eerste bijwoning van een nieuw bevoegd verklaarde auditor, vindt minimaal een keer per 4 jaar een opvolgingsbijwoning plaats, tenzij er tijdens een bijwoning afwijkingen zijn geconstateerd. Indien dit het geval is, vindt een extra bijwoning plaats. Het auditteam zorgt ervoor dat de aanwezigheid en doelstelling van bijwoning, alsmede de rol van de bijwoner, voorafgaande duidelijk aan het bedrijf dat wordt beoordeeld wordt uiteengezet.
Tijdens de bijwoning vervult NEN de rol van observator. Dit betekent dat NEN zich niet mengt in het auditproces. Dit weerhoudt NEN er evenwel niet van om op gezette tijdstippen, buiten het bijzijn van de klant (bedrijf), feedback te geven aan het auditteam. Hiervoor wordt in de auditplanning de nodige tijd ingelast. NEN weerhoudt zich van leveren van opinies over de scores aan de klant ten tijde van de audit.
Alle informatie welke tijdens de bijwoning wordt gegeven, wordt door NEN als vertrouwelijk behandeld.

NEN als neutrale waarnemer tijdens de observatie ter plaatse van een auditproces

De Safety Culture Ladder is een methode waarbij getrainde auditoren op basis van gestructureerde interviews en observaties waarneemt hoe een organisatie omgaat met veiligheid. Hoe is de veiligheidscultuur in de eigen organisatie, maar ook hoe wordt de veiligheidscultuur gestimuleerd en uitgedragen bij partner bedrijven.

Omdat de auditoren een cruciale rol hebben in het beoordelen van de informatie uit de interviews en observaties is in de Safety Culture Ladder veel aandacht voor opleiding, het uitwisselen van ervaringen, kwaliteit en de objectiviteit van de auditoren. Alvorens te mogen auditen voor de Safety Culture Ladder worden de auditoren opgeleid en bevoegd verklaard.

Om de kwaliteit van de methode en de auditoren verder te borgen maakt NEN gebruik van bijwoningen. Dit houdt in dat een bijwoner van NEN (minimaal) 1 dag aanwezig is tijdens de uitvoering van de audit. De bijwoner observeert het auditproces, de teamdiscussies, de gesprekken met vertegenwoordigers van de klant, de observaties die gedaan worden, de besluitvorming en conclusies, kortom: alle audit gerelateerde activiteiten bij de cliënt. Dit vindt plaats zowel op kantoor als op locatie. De bijwoner krijgt zo een beeld van hoe de auditoren functioneren in de praktijk. Na afloop van de auditdag en soms tussentijds vindt de evaluatie plaats, waarin de bijwoner de bevindingen terugkoppelt naar het auditteam.

Bijwoningen beoordelen niet alléén of het auditteam de normen en daaraan verbonden voorwaarden op een juiste wijze toepast en interpreteert bij het uitvoeren van de audit (doen ze wat ze moeten doen), maar dragen ook bij aan het verhogen van de kwaliteit van het auditproces en de auditvaardigheden van auditoren door coaching van de auditoren tijdens de terugkoppeling uit de bijwoningen (waar kan het beter) en zorgen daarnaast voor verdergaande harmonisatie door interpretatieverschillen van de norm duidelijk te maken en verbeterpunten te identificeren (doen we allemaal hetzelfde).

NEN maakt voor iedere bijwoning een bijwoningsrapport. De certificerende instelling kan hiermee aan de slag bij het trainen en instrueren van (nieuwe) auditoren. Voor NEN als normbeheerder laten de bevindingen uit de bijwoningen zien in welke mate de doelstelling van de norm via de ladder Certificerende Instellingen wordt bewerkstelligd. De hiaten in de methodiek of toepassing van de Safety Culture ladder norm worden inzichtelijk gemaakt. Met de aandachtspunten uit de bijwoningen kan NEN aan de slag om gewenste verbeteringen door te voeren. Bijwoningen zijn dus een belangrijk instrument bij het borgen en verbeteren van de Safety Culture Ladder.

Noot: De Safety Culture Ladder is een vrijwillige afspraak tussen diverse marktpartijen. NEN ondersteunt deze partijen en brengt ervaring en expertise bij elkaar. NEN werkt dan ook nauw samen met deze partijen om de kwaliteit van de Safety Culture ladder te borgen.